Ključni koraci za pojednostavljenje složenih procesa obračuna plaća
Obračun plaća ključna je aktivnost svake tvrtke. Ispravno i učinkovito procesuiranje plaća osigurava nesmetano poslovanje te zadovoljstvo i angažiranost zaposlenika. No, kao i svaki drugi odjel, obračun plaća može se suočiti s brojnim izazovima.
Od regulativa i zakonskih promjena do problema s likvidnošću, važno je biti spreman na sve potencijalne prepreke. A kao što znamo, priprema je prvi korak u prevenciji problema. Zato donosimo nekoliko ključnih savjeta koji će vam pomoći da pojednostavite procese obračuna plaća i smanjite rizik od budućih poteškoća.
Kako pojednostaviti procese obračuna plaća?
Često nas pitaju postoje li osnovni koraci za jednostavniji obračun plaća. Kako bismo odgovorili na to pitanje, izdvojili smo četiri ključna savjeta za pojednostavljenje procesa obračuna plaća.
- Isplaćujte plaće na isti dan
Zašto zaposlenicima isplaćivati plaće na različite dane ili prema različitim rasporedima, kada ih možete uskladiti na isti dan? Postavljanjem dosljednog i jasnog rasporeda osiguravate da nikada ne propustite dan isplate.
Možete koristiti softver, predloške ili alate poput Google kalendara kako biste uskladili raspored isplata. Također možete podijeliti te kalendare s odjelom ljudskih resursa kako bi uvijek bili informirani.
- Održavajte ažurne evidencije zaposlenika
Točna evidencija zaposlenika ključna je za pojednostavljivanje procesa obračuna plaća. Osim što omogućuje bolju organizaciju, doprinosi transparentnosti i učinkovitosti u upravljanju zadacima povezanim s obračunom plaća.
Evidencija bi trebala sadržavati, među ostalim podacima, puna imena zaposlenika, njihove plaće i relevantne porezne informacije. Također je važno voditi bilješke o promaknućima, povećanjima plaća i bonusima te redovito ažurirati podatke.
U SD Worx, usklađeni smo s regulativom o zaštiti podataka koja omogućuje veću kontrolu nad podacima, povećava odgovornost onih koji njima upravljaju, osigurava veću transparentnost obrade osobnih podataka i smanjuje sigurnosne rizike.
Stoga odjeli za obračun plaća moraju ispuniti standarde transparentnosti, sigurnosti i odgovornosti. Usklađenost s regulativom također je ključna, jer je na poslodavcima (kao voditeljima obrade podataka) odgovornost da prepoznaju potencijalne probleme u svojim organizacijama. Također moraju analizirati osobne podatke koje posjeduju i pregledati pravne osnove na temelju kojih ih obrađuju – bilo izravno ili putem trećih strana.
- Pratite zakonske obveze
Kao i većina zakona koji reguliraju poslovanje, zakonski propisi vezani uz obračun plaća često se mijenjaju. Zbog toga je ključno stalno ih pratiti.
Jedan od prvih koraka kod zapošljavanja novih zaposlenika jest osigurati da dobiju ugovore, odnosno pisanu izjavu o osnovnim uvjetima zaposlenja. Također je važno pratiti ključne promjene, poput povećanja minimalne plaće. Ako dođe do promjene, morate ažurirati plaće zaposlenika koji su time pogođeni. Isto vrijedi i za izmjene zakona o godišnjim odmorima i drugim pravima zaposlenika.
Sve u svemu, važno je biti u toku s pravnim zahtjevima vezanima uz obračun plaća. Nepoštivanje propisa može rezultirati visokim kaznama i narušavanjem reputacije.
- Podnesite uplate i izvještaje na vrijeme
Ako zapošljavate radnike, morate redovito slati određene informacije poreznim tijelima. Te informacije moraju biti točne i dostavljene na vrijeme, a one uključuju prijave na zdravstveno/mirovinsko, podatke o obračunu plaća – informacije o plaćama, odbicima itd., porezne odbitke i doprinose, pogodnosti i naknade za zaposlenike (neke pogodnosti mogu podlijegati oporezivanju i treba ih uključiti u obračun plaća).
Naravno, postoji jedan korak koji uključuje sve gore navedeno – outsourcing obračuna plaća pouzdanom pružatelju usluga.
Prednosti Cloud softvera za obračun plaća
Zašto biste razmotrili outsourcing obračuna plaća?
Prije svega, prelazak na On-Cloud payroll donosi brojne prednosti:
- Sigurnost i oporavak podataka – sigurnost podataka se poboljšava nakon prelaska na Cloud.
- Skalabilnost – lako prilagodite sustav rastu ili smanjenju broja zaposlenika.
- Smanjenje troškova – tvrtke koje koriste Cloud softver za obračun plaća ostvaruju veće uštede.
- Dostupnost – Cloud sustavi omogućuju rad s bilo kojeg mjesta, idealno za remote zaposlenike.
Cloud softveri su dizajnirani tako da budu prilagodljivi i robusni, što omogućuje tvrtkama da optimiziraju obračun plaća kako rastu. Također nema potrebe za održavanjem i nadogradnjom hardvera jer su svi podaci dostupni na računalu, tabletu ili telefonu.
Pojednostavite procese obračuna plaća uz SD Worx
Spremni ste rasteretiti svoj odjel za obračun plaća i ostvariti značajne uštede? Uz SD Worx, vaši zaposlenici više neće gubiti vrijeme na ručne zadatke, godišnje porezne ažuracije i dugotrajno izvještavanje. Sve to preuzima HRnet softver, sveobuhvatno rješenje za obračun plaća.
Kontaktirajte nas već danas i oslobodite svoje poslovanje složenih procesa obračuna plaća!
Povezani članci
Postavljanje odluka za obračun plaća 2025.: Osigurajte budućnost vaših procesa obračuna plaća
Otkrijte ključne odluke o obračunu plaća u 2025. godini kako biste svoj proces obračuna plaća pripremili za budućnost.
Outsourcing obračuna plaća: 4 savjeta o tome koje zadatke eksternalizirati
Suprotno uvriježenom mišljenju, outsourcing obračuna plaća nije koncept "uzmi ili ostavi". Sami odlučujete koje ćete zadatke prepustiti trećoj strani, a koje ćete zadržati unutar tvrtke.
Kako outsourcati obračun plaća, od SaaS-a do BPO-a
Outsourcing obračuna plaća postoji u mnogim oblicima: SaaS, zapošljavanje stručnjaka, optimizacija obračuna plaća i eksternaliziranje poslovnih procesa.