Outsourcing obračuna plaća: prednosti i mane.

Od SaaS-a pa sve do potpunog korištenja vanjskih usluga - outsourcing obračuna plaća zaista postoji u mnogim oblicima. No, za koju god se formulu odlučite, prenošenje nekih ili svih obaveza vezanih uz plaće trećoj strani značajna je odluka. Prije nego što počnete razmišljati o tome koje poslove obračuna plaća eksternalizirati, prikupljanje svih informacija o mogućim prednostima i nedostacima čini se logičnim prvim korakom.

4 prednosti outsourcinga plaća

1. Potpuna usklađenost sa zakonima i propisima

Usklađenost obračuna plaća sa zakonima i propisima u posljednjih je nekoliko godina postala vrlo složen proces, a tako će ostati i dalje. Za međunarodne tvrtke taj je proces još izazovniji. Širenje na nova tržišta sa sobom nosi propise i zakone specifične za pojedinu zemlju, ali i detalje oko definiranja ključnih elemenata obračuna plaća kao što su porezi, beneficije i poticaji. Problemi proizlaze iz nedostatka lokalnog znanja i stručnosti ili nedostatka stručnjaka koji bi vas mogli savjetovati o najboljim praksama te s kojim možete stupiti u kontakt kada dođe do promjene lokalnog zakona. Ključ za uklanjanje svih ovih (međunarodnih) problema s usklađenošću: neka se netko drugi brine o njima.

2. Isplativa tehnološka preobrazba

Ako vaš obračun plaća i dalje ovisi o različitim, lokalnim sustavima obračuna plaća, riječi "digitalno" i "transformacija" vjerojatno vam svakodnevno prolaze kroz glavu. Outsourcing može biti dobrodošla prečica do značajne količine podataka, alata sljedeće generacije i stručnosti – s prednostima i za HR odjele i za zaposlenike.

Prednosti za HR: decentralizirani HR timovi imaju koristi od programskih rješenja za upravljanje podacima o plaćama u oblaku, jer se time osigurava bolja vidljivost podataka. Štoviše, integracija obračuna plaća s drugim HR modulima može povećati učinkovitost i smanjiti pogreške. Na primjer, ažuriranja kao što su promaknuća, viškovi radne snage ili otkazi automatski se stavljaju na raspolaganje platnim listama.

Prednosti za zaposlenike: hibridni radnici mogu pristupiti podacima o plaćama ili svojim e-platnim listama putem samouslužnih aplikacija vašeg partnera, koje bi također trebale ponuditi korisničko iskustvo potrošačke razine. S istim alatima mogu jednostavno registrirati radno vrijeme i prisutnost, a to se automatski prenosi u modul obračuna plaća – i rezultira pravodobnim i točnim isplatama.

3. Zajamčen kontinuitet

Stručno znanje o ljudskim resursima i plaćama često se nalazi u rukama svega nekoliko ljudi. To predstavlja očigledan rizik da kad god ključni stručnjak za plaće napusti svoju poziciju, ostavlja veliku prazninu koju je sve teže popuniti. I bez obzira na to koliko dobro upravljate svojim timom, vaša najvažnija osoba za obračun plaća može se razboljeti, otići na odmor, postati roditelj ili krenuti u nove profesionalne izazove. Korištenjem vanjskih usluga određenih zadataka obračuna plaća, uštedjeti ćete si mnoštvo glavobolja. Vaš će partner imenovati stručnjaka dediciranog vašem HR timu, a koji će uvijek imati rezervnu podršku iza sebe, upravo kako bi se osigurao kontinuitet.

4. Niži troškovi 

Jeste li očekivali da će troškovi biti jedan od nedostataka korištenja vanjske usluge obračuna plaća? Razmislite još jednom. Evo kratkog uvida u to kako eksternalizacija obračuna plaća zapravo štedi vaš novac:

• Troškovi plaća namijenjeni za djelatnike koji rade obračun plaća

• Troškovi obuke kako biste vi i vaši djelatnici bili u toku sa zakonima i propisima

• IT infrastruktura i/ili licence programskih rješenja za obradu plaća

• Troškovi povezani s ljudskim pogreškama i povredama podataka

Kao rezultat gospodarske krize, koja traje već neko vrijeme, vjerojatno ne samo da tražite načine da smanjite sporedne aktivnosti, već želite racionalizirati svoje osnovne aktivnosti poput obračuna plaća. Plaćanje mjesečne, transparentne naknade partneru za obračun plaća umjesto uspostavljanja i održavanja opsežnog internog ekosustava obračuna plaća definitivno je nešto o čemu valja razmisliti.

3 mane outsourcinga obračuna plaća

1. Skok u nepoznato sa, zapravo, strancem

Osim ako vi ili vaši kolege nemate značajnog iskustva s određenim outsourcing partnerom, odabir treće strane može djelomično biti i kockanje. Možda se vaš partner nikada nije bavio određenim aspektom vaše plaće, kao što je sindikalno udruživanje ili npr. naknade za korištenje bicikla. Dodatni rizici uključuju da se softver za obračun plaća vašeg partnera kvalitetno ne povezuje s vašim ostalim sustavima, da vaši osjetljivi podaci nisu potpuno sigurni, da je potrebno puno vremena za ispravljanje pogrešaka ili da vaš partner u nekom trenu prestane poslovati, da...shvaćate bit. Stoga su prije odluke o partneru neophodna temeljita istraživanja i provjera prošlosti. Ovaj kontrolni popis za partnere za obračun plaća mogao bi biti dobar početak.

2. Plaćene usluge koje ne trebate

Neki partneri za obračun plaća nude dodatne usluge i mame tvrtke da ih ugovaraju nudeći kombinirane ponude. Drugi mogući partneri nude samo outsourcing osnovnih poslovnih procesa i mogli bi vas uvjeriti da eksternalizirate zadatke obračuna plaća koje biste radije zadržali unutar tvrtke, kao što je npr. odgovaranje na pitanja zaposlenika. U svakom slučaju, jasno definirajte što tražite kako biste dobili ono što zaista i želite. Imajte na umu da postoje različite vrste outsourcing-a, a pouzdani partneri će vam uvijek omogućiti da idete korak po korak i da postepeno predajete više zadataka - ili ne – ovisno kako će vaše samopouzdanje rasti.

3. Nema nagomilavanja internog znanja

Obraćanje vanjskom stručnjaku za obračun plaća automatski znači da će vaš tim za ljudske resurse izgubiti dodir s načinom na koji se to radi. Drugim riječima, ako se odlučite razići sa svojim vanjskim partnerom za obračun plaća, jasno je da će vašem timu trebati dodatna obuka da ponovno preuzme sve zadatke. S druge strane, ukoliko se pokaže da je vaš partner vrijedan ulaganja, dobit ćete pristup znatno većoj stručnosti nego što ju sami možete osigurati. Ukratko, imat ćete koristi od beskrajnih pravnih mogućnosti bez brige o kaznama za usklađenost. Naravno, dobro istraživanje prilikom odabira partnera je ključno.

I profesionalni savjet za kraj: ugovorite partnera za obračun plaća koji transparentno dokumentira svoj način rada.