Kako premještanje na cloud rješenja pojednostavljuje proces obračuna plaća?

Specijalizirana tehnologija može biti snažan saveznik u prevladavanju složenosti obračuna plaća. To je nešto oko čega se svi slažemo. Ali kompanije u zemljama s najboljim tehnologijama za obračun plaća kombiniraju lokalni softver s tehnologijom obračuna plaća temeljenom na cloudu, a sve veći broj već se u potpunosti prebacio na cloud.

To nije iznenađenje, budući da brojne prednosti cloud rješenja za obračun plaća samo doprinose besprijekornom funkcioniranju obračuna plaća. 

1. Jedinstven, lako dostupan način rada

Jedna od mnogih značajki rukovanja obračunom plaća u cloudu je da svaki službenik za obračun plaća ima pristup istom procesu obračuna plaća i postavkama podataka, gdje god se nalazili. Ako su spojeni na internet i imaju autorizaciju, mogu se prijaviti na platformu za obračun plaća i raditi svoj posao. U vremenima hibridnog rada, cloud nudi fleksibilan način rada koji lokalni softver jednostavno ne može..

Štoviše, identično korisničko iskustvo i jedinstveni izvor istine – kroz centralizirane podatke – olakšavaju globalnu suradnju, dok istovremeno povećavaju učinkovitost i dosljednost..

2. Veća točnost kroz automatizaciju

Dok rad s lokalnim softverom ponekad uključuje izvršavanje mnogih ručnih zadataka sklonih pogreškama, moderni sustavi za obračun plaća koji se temelje na cloudu obično su pobjednici u automatizaciji.

Od osobnih podataka vašeg zaposlenika do evidencije radnog vremena, poreznih informacija i svih drugih oblika podataka – cloud tehnologija može prikupiti, obraditi i izračunati sve u stvarnom vremenu. Ovo ne samo da dramatično smanjuje radno opterećenje, već također smanjuje rizik od pogrešaka, nedosljednosti i, kao rezultat toga, neispravnih isplatnih listi i izazova s nepoštivanjem propisa.

3. Pronicljivo izvješćivanje o plaćama

U sustavu obračuna plaća temeljenom na cloudu uvijek imate dostupne najnovije podatke o zaposlenicima, porezima i nagradama, što pojednostavljuje informirano donošenje odluka. Ali to nije sve. Softver može automatizirati mnoge mukotrpne zadatke izvješćivanja koji bi inače trajali satima, što vam – još jednom – štedi dragocjeno vrijeme i smanjuje pogreške.

Na primjer, umjesto ručnog sastavljanja izvješća za svako razdoblje isplate, sustav može automatski generirati izvješća na temelju unaprijed definiranih parametara. Na taj način prilagodljive značajke izvješćivanja mogu pružiti ciljanije uvide u naknade zaposlenicima u različitim zemljama.

4. Poboljšana sigurnost i zaštita podataka

Prilikom rukovanja osjetljivim podacima s isplatnih listi, želite biti sigurni da su zaštićeni – i od pada sustava i od krađe podataka. Ne dopustite da vaša zabrinutost oko pouzdanosti cloud tehnologije pomuti vašu prosudbu: vaši su podaci često sigurnije smješteni u cloudu nego u fizičkim prostorijama.

Kako bi bili u skladu s propisima o zaštiti podataka, pružatelji cloud usluga ulažu velika sredstva u sigurnosne mjere koje štite njihovu infrastrukturu, šifriraju podatke i jamče redovite sigurnosne kopije i back-up.

5. Brži odgovor na zakonske promjene

Ispunjavanje zahtjeva usklađenosti i rješavanje zakonskih izazova pri upravljanju obračunom plaća lakše je reći nego učiniti. Prema našem istraživanju, zakonodavstvo se smatra glavnim pokretačem poteškoća s obračunom plaća.

Sa softverom za obračun plaća koji se temelji na cloudu, njihovo pravilno rješavanje je lakše – i mnogo brže nego s lokalnim sustavima – budući da pružatelji usluga obračuna plaća mogu izdati ažuriranja sustava za rješavanje promjena čim se dogode. Osim toga, automatizirane provjere sukladnosti mogu se ugraditi u vaš proces obračuna plaća, što vam daje dodatni mir.

6. Iskoristite inovacije

U radu sa sustavom obračuna plaća temeljenim na cloudu, manje ovisite o svojim internim IT sustavima – i kolegama koji ih mogu koristiti i održavati. Rizik od gubitka stručnosti iskusnih zaposlenika – bilo zbog odlaska u mirovinu ili zbog skučenog tržišta rada – povećava spremnost kompanija da ili povjere svoje plaće vanjskim suradnicima ili koriste vanjske IT sustave.

Tehnologija se brzo mijenja, a tehnologija obračuna plaća nije iznimka. Dok je lokalni softver brzo zastario, a optimizacija procesa uglavnom je složen i skup pothvat, sustavi temeljeni na cloudu dolaze s automatskim ažuriranjima koja se mogu instalirati jednim klikom miša. Ostati u tijeku s inovacijama i osigurati svoju plaću za budućnost jednostavno je i ne zahtijeva nova ulaganja.

7. Neometano iskustvo zaposlenika

Još jedna ključna inovacija je self-service zaposlenika – značajka koja je ugrađena u suvremena cloud rješenja za obračun plaća. S izravnim pristupom svojim osobnim podacima i isplatnim listama te mogućnošću traženja slobodnog dana ili arhiviranja troškova online, vaši zaposlenici više ne moraju ometati vaš HR tim za zadatke koje lako mogu obaviti sami.

Na taj način korištenje self-service alata povećava angažman zaposlenika, dok skida dio administrativnog tereta s ramena vaših stručnjaka za obračun plaća.

Pristupačnost, poboljšana sigurnost, jednostavnost korištenja i česta ažuriranja cloud rješenja važne su prednosti koje olakšavaju obračun plaća u vašoj organizaciji. I najbolji dio: prelazak s lokalnog poslovanja na cloud vjerojatno će biti istinska ušteda za obračun plaća.

Za razliku od rada s lokalnim sustavima, gdje trebate uložiti u skupi hardver i softver samo da biste krenuli s radom, rješenja temeljena na cloudu obično ne zahtijevaju velika ulaganja unaprijed.

Pružatelji usluga u cloudu obično nude model pay-as-you-go, što znači da plaćate samo resurse koji su vam potrebni za određeni broj aktivnih korisnika. Nadogradnja i prilagodba vašeg rješenja za obračun plaća kako vaša organizacija raste zahtijeva malo truda i ne ometa vaše operacije.