Radno vrijeme i prisutnost: kako razriješiti najsloženiji proces obračuna plaća

Nemamo kristalnu kuglu, ali sasvim smo sigurni da su mnogi HR timovi stavili 'Poboljšanje upravljanja vremenom i prisustvom' na vrh ljestvice prioriteta. Kako znamo? Naš Indeks sposobnosti obračuna plaća pokazuje da nevjerojatnih 45% europskih tvrtki vidi 'upravljanje radnim vremenom' kao jedan od svojih 5 najsloženijih podprocesa obračuna plaća. Ako vam ovo zvuči poznato, postoji jednostavan način da preokrenete situaciju. Evo kako.

#1 Self-service portal za menadžere i zaposlenike

Podrazumijeva se da self-service portal može značajno smanjiti administrativno opterećenje za vaš HR tim. Ne samo da će zaposlenici sami moći upravljati čekanjima, izostancima i prekovremenim radom, već će također moći sami popraviti anomalije. To rezultira manjim brojem pogrešaka koje menadžeri moraju ispraviti, dok će ti isti menadžeri imati koristi od pregleda kapaciteta radne snage i troškova u stvarnom vremenu. Vaši zaposlenici, s druge strane, mogu koristiti self-service portal za provjeru vlastitih stanja za prekovremeni rad i praznike, kao i planiranje za cijeli tim.

#2 Integracija sa softverom za obračun plaća

Besprijekoran obračun plaća ovisi o pouzdanim podacima i ispravnoj obradi. Stoga se sve više tvrtki odmiče od ručnog izvoza podataka, što je dugotrajna aktivnost sklona greškama. Umjesto toga, automatizacija je novi sveti gral – i to s pravom. Ako odaberete prilagodljiv sustav evidencije radnog vremena koji se dobro integrira s vašim softverom za obračun plaća, pogodit ćete dvije muhe jednim udarcem. Isplatne liste vaših zaposlenika bit će na mjestu. To smanjuje potrebu za retroaktivnim ispravcima, još jednim vrlo složenim procesom obračuna plaća.

#3 User-firendly korisničko sučelje

Evidencija radnog vremena nije najseksi postupak obračuna plaća, ali to ne znači da morate odabrati softverski alat koji odiše istim sivilom. Naprotiv, moderna tehnologija praćenja vremena slijedi najnovije UX standarde. Ishod: lako razumljiva sučelja, jednostavne naredbe, ergonomski izgled, minimalan broj klikova i tako dalje. Svi će korisnici vidjeti alat kao svog saveznika umjesto još jednog primjera organizacijskog tehnološkog nereda. Osim toga, osigurajte da softver koji odaberete odgovara veličini, djelatnosti i profilu vaše tvrtke. To se također odnosi na jednostavnost korištenja.

#4 Mobilna kompatibilnost

S mnogo zaposlenika koji su u pokretu ili rade s različitih lokacija, želite sustav koji je kompatibilan sa svim vrstama mobilnih uređaja i može mu se pristupiti s bilo kojeg mjesta. To znači da će vaši zaposlenici moći registrirati vrijeme i prisutnost u tijeku rada, za razliku od glomaznog sustava koji mogu koristiti samo u određeno vrijeme i na određenim mjestima. Povrh toga, uz mobilni sustav, zaposlenici će uvijek primati proaktivna upozorenja kada, na primjer, zaborave na sat ili se bliži prekovremeni rad. Takav integrirani sustav kontrole doprinosi točnosti evidencije radnog vremena.

#5 Izvještavanje i analiza

Vrijeme i prisustvo nisu sami sebi cilj. To je sredstvo za donošenje pametnijih, bolje informiranih poslovnih odluka. Za ilustraciju, možete koristiti izvješća za predviđanje buduće radne snage, ali jednako dobro za otkrivanje uzroka visokih prekovremenih sati ili anomalija u prisustvu. Stvari koje možete pratiti uključuju učestalost i trajanje izostanaka, pregled dopusta, troškove rada, raspodjelu vremena, varijacije između odjela i više. Drugim riječima, pažljivo razmotrite značajke izvješćivanja i analize evidencije radnog vremena prije nego što investirate u softverski sustav.