Kada nešto nedostaje – Rizici neadekvatnog vođenja evidencije radnog vremena

Povjerenje je dobro, ali kontrola je često bolja – ova poslovna mudrost i dalje vrijedi u poslovnom svijetu. Ručno vođenje evidencije radnog vremena u Excelu teško je ili gotovo nemoguće provjeriti. Takav sustav ne omogućava menadžmentu jasan pregled, a odjel za ljudske resurse nema čvrstu osnovu za učinkovito planiranje potreba za kadrovima i ostale aktivnosti. Pogreške se mogu dogoditi i poslodavcu i najsavjesnijim zaposlenicima prilikom ručnog vođenja evidencije radnog vremena. Ovu je tvrdnju podržao i Europski sud pravde u svibnju 2019. godine, donijevši odluku da će ubuduće svi poslodavci biti obvezni osigurati pravno valjani sustav evidencije radnog vremena. Ručno vođeni popisi često nisu pravedni jer idu u korist onima koji se manje pridržavaju radnog vremena, dok kod savjesnih zaposlenika može nastati osjećaj nepravde – što nije dobro za motivaciju i zdravo radno okruženje. Posebno su podložni greškama zaposlenici na terenu. Ako ne postoji sustav za evidentiranje radnog vremena putem mobilnih uređaja, ova skupina zaposlenika ima gotovo potpunu slobodu u bilježenju svog radnog vremena. U takvim uvjetima, odjel za ljudske resurse u potpunosti ovisi o njihovim tvrdnjama, a bez mogućnosti provjere podataka, neki zaposlenici mogu biti u iskušenju da prekorače uobičajene granice i pravila u svoju korist.

Kvalitetno IT rješenje za evidenciju radnog vremena s ugrađenim radnim procesima (workflows) omogućuje točno bilježenje radnog angažmana svakog zaposlenika. Ova vrsta evidencije može biti od iznimne vrijednosti u određenim situacijama, primjerice kod radnih sporova ili sumnje na kršenje Zakona o radu. Posebno osjetljivo pitanje u ovom kontekstu jest zabrana rada za trudnice. U slučaju nesuglasica, vođenje evidencije u Excelu – ili čak na papiru – može stvoriti velike probleme. Digitalni sustavi ovdje pružaju rješenje, a ključno je da su integrirani s postojećim HR softverom.

Bez elektroničkog sustava za evidenciju radnog vremena, analize i izvješća postaju zahtjevniji i skloniji pogreškama. Precizna dokumentacija ključna je za analizu podataka, prikaz radnog vremena po projektima te izračune produktivnosti pojedinih zaposlenika. Nedostatak ovakvih podataka čini poduzeće manje produktivnim, manje agilnim i manje fleksibilnim. U najgorem slučaju, menadžment može prekasno prepoznati loše planiranje ili nedostatak osoblja. Bez relevantnih pokazatelja, teško je provesti mjere za optimizaciju poslovnih procesa, što može ugroziti ostvarenje ciljeva poduzeća.

Digitalni sustavi za evidenciju radnog vremena nude mnogo više od bilježenja radnog i slobodnog vremena. Oni osiguravaju ključne podatke za obračun plaća, što je tradicionalnim metodama teško postići. Primjerice, dodaci za rad nedjeljom, praznicima ili noću mogu biti pogrešno obračunati ili nedovoljno dokumentirani, što može dovesti do problema tijekom inspekcija. Nedostatak točne dokumentacije može rezultirati financijskim posljedicama, uključujući naknadne obveze plaćanja poreza ili doprinosa za mirovinsko osiguranje. Bez pouzdane dokumentacije, poduzeće može doći u ozbiljne financijske probleme tijekom inspekcija. Excel tablice lako se mogu manipulirati ili slučajno izbrisati, dok papirnati zapisi ne pružaju dovoljnu sigurnost.

Moderni sustavi za evidenciju radnog vremena značajno unapređuju internu organizaciju radnog vremena. Vidljiva ušteda vremena, opcije samostalnog unosa za zaposlenike i pregled u stvarnom vremenu samo su neke od prednosti. Osim toga, sustavi za kontrolu pristupa ključni su dio učinkovite evidencije radnog vremena. Bez takvih sustava, sigurnost poduzeća može biti ugrožena. Pravilno upravljanje individualnim pristupima različitim prostorijama unutar poduzeća ključno je za sigurnost i dugoročno poslovanje.

Digitalni sustavi za evidenciju radnog vremena donose značajne prednosti većini poduzeća. Njihovo izostavljanje posebno u većim organizacijama negativno utječe na produktivnost, učinkovitost te organizaciju i planiranje osoblja. Iskoristite priliku i krenite prema digitalnoj transformaciji uz pomoć naših stručnjaka. 😊