3 razloga za automatizaciju procesa poslovnih putovanja i upravljanja troškovima
Automatizacija procesa poslovnih putovanja i troškova (Travel & Expenses) jedna je od najboljih stvari koje možete učiniti za svoje poslovanje.
Zašto? Zato što će i maksimizirati vaše povrate i smanjiti vašu potrošnju bez dodane vrijednosti ili s malom dodanom vrijednošću, štedeći vam vrijeme i novac.
Ručna kreiranja, provjeravanje, usklađivanje i nadoknada zahtjeva za troškove dugotrajan je proces. Izdvajanje relevantnih podataka za analizu je u najmanju ruku borba. A vaganje izvješća o troškovima u odnosu na poslovne ciljeve gotovo je nemoguće bez pravih uvida.
S pravim alatom za upravljanje poslovnim putovanjima i troškovima, moći ćete uživati u bezbrižnom procesu u kojem će se vaši zaposlenici osjećati i uključeno i osnaženo, umjesto da se muče s razumijevanjem politika tvrtke. U nastavku su navedena tri razloga zbog kojih biste trebali razmisliti o prelasku s ručnog na automatizirani proces.
1. Maksimalni povrat vs. minimalna potrošnja
Pomoću alata za troškove možete automatizirati i nametnuti usklađenost na ulaznoj razini troškova kako biste označili ili čak spriječili zahtjeve koji nisu usklađeni. Također možete postaviti razinu tolerancije koja poštuje vašu financijsku politiku i osnažuje vaše visoko potencijalne zaposlenike.
Automatizacija troškova djeluje na sedam poluga:
- Štedi vrijeme pojednostavljivanjem procesa i olakšavanjem pregleda u cijelosti ili djelomično, na razini stavke ili poslovne jedinice;
- Olakšava praćenje računa uz snimanje računa pametnim telefonom i online arhiviranje;
- Povećava zadovoljstvo i krajnjih korisnika i kontrolora pojednostavljivanjem i ubrzavanjem procesa;
- Značajno smanjuje učestalost pogrešaka i prijevara;
- Uključene nadzorne ploče omogućuju vam da jednostavno pratite svoje brojke, omogućujući bolje planiranje budžeta i kontrolu troškova;
- Politike se automatski provode na svakom koraku, izbjegavajući troškove neusklađenih ili lažnih zahtjeva;
- Automatizirani proces podržava skaliranje vaše tvrtke, omogućujući vam brži rast i mirnije upravljanje troškovima.
2. Učinkovitije i isplativije planiranje putovanja
Upravljanje poslovnim putovanjima se može činiti kompleksnim za kompanije s klijentima u inozemstvu. Kvalitetan softver za planiranje i upravljanje putnim nalozima će osigurati da i samo putovanje postane profitabilno i učinkovito.
S alatom za troškove koji je prilagođen vašim potrebama, možete postaviti prethodno odobrenje putovanja kako biste osigurali da zaposlenici iskoriste posebnu ponudu ili ponudu leta an vrijeme. Nema više čekanja i gubitka vremena ili prilika!
Integrirana izvješća o potrošnji nude korisne uvide, poput usmjeravanja vašeg odabira partnera za putovanje na temelju toga koji postotak vašeg T&E proračuna odlazi na letove, noćenja ili zabavu. Točnije planiranje proračuna znači bolju raspodjelu sredstava tamo gdje će imati najveći učinak.
Također je vrijedno napomenuti da članovi vašeg tima dobivaju sveobuhvatni pogled na njihove troškove što vodi do povećanja svijesnosti o troškovima. A s tom povećanom sviješću, oni se potrude što bolje iskoristiti i izvući maksimum iz tog skupog leta za npr. Švicarsku.
Potpomognut jasnim politikama, snažan alat za troškove pojednostavljuje vaše procese i pomaže vam u donošenju odluka temeljenih na podacima na svim razinama u vašoj organizaciji.
3. Ušteda vremena = ušteda troškova
Automatizirani alat za troškove omogućuje vašim zaposlenicima da zabilježe svoje troškove sa svojih pametnih telefona, učitavajući račune u aplikaciju dok su u pokretu. Ova mobilnost oslobađa dragocjeno vrijeme koje zatim mogu potrošiti na zadatke s većom dodanom vrijednošću i znači da troše manje energije u borbi protiv neučinkovitosti procesa. A sretni zaposlenici = produktivni zaposlenici.
Menadžeri također mogu odobriti zahtjeve sa svog telefona, osjećajući da je usklađenost sa zakonima i pravilima zajamčena, ostavljajući im samo da potvrde poslovne potrebe za troškom.
I konačno, kontrolori imaju stabilniji i usklađeniji tijek troškova s manje uskih grla, što rezultira bržim povratima i poboljšanom produktivnosti.
Ulaganje u automatizirano upravljanje troškovima siguran je način za maksimiziranje povrata uz smanjenje potrošnje, povećanje učinkovitosti i profitabilnosti planiranja putovanja te uštedu vremena i novca.