Je li SaaS obračun plaća najbolja opcija za moje poslovanje?

Obračun plaća ne može se dogoditi bez neke vrste tehničke intervencije, čak i ako je to samo kalkulator. Stoga je prirodno da je HR prostor prepun širokog spektra tehničkih rješenja za obračun plaća.  Dovoljno je teško da bi se neki poslovni čelnici mogli osjećati sigurnije držeći se Excela, unatoč njegovoj ograničenoj funkcionalnosti. Međutim, sjajna stvar u vezi s ovim bogatstvom tehnologija obračuna plaća je to što vam daje mogućnosti, tako da možete odabrati koliko ste točno uključeni ili slobodni kada je u pitanju tehnološka strana stvari.

Razumijevanje SaaS obračuna plaća

SaaS naravno označava "softver kao uslugu": "softver" je dovoljno specifičan, ali element "usluge" je malo teže definirati. Kada ulažete u SaaS obračun plaća, kupujete dio tehnologije koji omogućuje vašim zaposlenicima da vode vlastiti obračun plaća. Sam softver trebao bi biti učinkovit i jednostavan za korištenje, a pružateljeva usluga bi to trebala omogućiti, bilo da se radi o pomno planiranoj integraciji, opsežnim materijalima za obuku, personaliziranoj tehničkoj podršci ili, u idealnom slučaju, svemu gore navedenom. Ali u konačnici, sami radite mnogo više kada se oslanjate samo na SaaS obračun plaća.

SaaS ili vanjska usluga obračuna plaća?

Naše istraživanje pokazuje da su europske organizacije svih veličina prilično ujednačene u pristupu softveru za obračun plaća. Ispitanici pokrivaju cijeli raspon od izrade prilagođenog rješenja unutar tvrtke, do potpunog outsourcinga obračuna plaća. Otprilike polovica je negdje u sredini, uravnotežujući korištenje tehnologije obračuna plaća s uslugama vanjskog upravljanja obračunom plaća (MPS). Dok vam SaaS omogućava veću kontrolu nad obračunom, MPS preuzima više posla iz vaših ruku. Stoga će se odabir opsežnog rada s MPS-om vjerojatno činiti skupljim od ulaganja u SaaS. Ali vrijedi imati na umu da SaaS obračun plaća može biti učinkovit samo ako angažirate specijalizirane zaposlenike da njime upravljaju. 

Kada odabrati SaaS

Da biste odlučili je li SaaS obračun plaća najbolja opcija za vaše poslovne potrebe, prvo razmotrite svoje strateške prioritete, zajedno sa svojim internim sposobnostima. Broj zaposlenika koji su trenutačno na vašem platnom popisu važan je čimbenik, no trebali biste također gledati u budućnost i osigurati da odaberete skalabilno rješenje koje može rasti s vašim poslovanjem. Ovdje SaaS platni spisak blista, jer je obično dizajniran imajući na umu skalabilnost. Također je posebno privlačan za organizacije koje daju prioritet radu na daljinu ili rade s više lokacija, budući da SaaS obračunu plaća možete pristupiti s bilo kojeg mjesta s internetskom vezom.

Što kažu podaci

Zanimljivo je napomenuti da je, prema našim novim podacima, SaaS najpopularniji u tvrtkama sa 100-499 zaposlenih. U ovoj veličini, SaaS je popularniji od bilo kojeg drugog sustava za upravljanje plaćama. Manje tvrtke vjerojatnije će u potpunosti prepustiti obračun plaća trećoj strani, a kada su vrlo male ta treća strana obično je računovođa. Prednosti SaaS-a postaju jasnije kada dosegnete veću veličinu malog i srednjeg poduzeća, do kada ćete vjerojatno razviti internu stručnost o obračunu plaća i moći ćete samostalno rješavati više zadataka povezanih s obračunom plaća. Ovo je također često točka kada organizacije počnu shvaćati prednosti sofisticiranijeg upravljanja plaćama, pa počnu tražiti načine za personalizaciju i preuzimanje veće kontrole nad procesom.

Međutim, bez obzira na to u kojoj se fazi rasta vaše poslovanje nalazi, dvije bi riječi uvijek trebale imati na umu kada birate kako upravljati obračunom plaća: iskustvo zaposlenika. Pobrinuti se da ljudi budu učinkovito plaćeni središnje je načelo zadovoljstva poslom, a to ne znači samo osigurati da dobiju pravi iznos novca na pravi dan. Radi se o izradi sustava za upravljanje platnim listama koji je jednostavan za korištenje i pouzdan, dostupan, ali siguran, te koji se neprimjetno integrira s ostatkom vašeg HR ekosustava.