Gdje početi sa zakonskom usklađenosti u obračunu plaća?

Svakome tko ima osnovno razumijevanje načina na koji funkcionira obračun plaća, jasno je da neće daleko stići ako ne prioritizira usklađenost s propisima. Nepoštivanje propisa o obračunu plaća ima ozbiljne pravne i financijske posljedice, uključujući velike novčane kazne, rizik od revizija i tužbi, i što je najgore: trajno šteti ugledu vaše tvrtke. Istovremeno ograničavate prodajni potencijal, riskirate odnose s klijentima i rušite povjerenje zaposlenika. Kako biste sve to izbjegli, bitno je uspostaviti plan usklađenosti plaća sa zakonima koji će vas zaštititi od rizika. 

Vođenje evidencije je na prvom mjestu

Prvo mjesto za početak, kao i kod svake vrste porezne ili zakonske usklađenosti, jest osigurati da vodite detaljne evidencije koje su točne, potpune i lako dostupne za inspekciju. U kontekstu obračuna plaća, to bi trebalo uključivati pojedinosti o odrađenim satima, platnim stopama i poreznim olakšicama za svakog zaposlenika, zajedno sa svim relevantnim osobnim podacima i podacima o računu. Nikakva strategija obračuna plaća bilo koje vrste ne može se postići ako se ne uspostavi temeljno vođenje evidencije. Upravljanje evidencijom na odgovarajući način zahtijeva stručnjaka za usklađenost plaća sa zakonima.   

Odabir podrške za obračun plaća 

Bez obzira odlučite li angažirati internog stručnjaka ili vanjskog pružatelja usluga, svakako tražite osobe za obračun plaća i pružatelje s dokazanom stručnošću i iskustvom u održavanju usklađenosti u složenim okruženjima. Mnogim poduzećima, posebno malim i srednjim organizacijama, može se činiti lakšim u potpunosti outsourcati zakonsku usklađenost. Puno SaaS softvera za obračun plaća čak se može prilagoditi zakonskim promjenama kako se pojave.

Što nam podaci otkrivaju 

Dok 3/4 europskih poslodavaca dobiva neku vrstu vanjskog pravnog savjetovanja o upravljanju ljudskim potencijalima, zanimljivo je primijetiti da punih 25% organizacija ne traži nikakav vanjski pravni savjet kad je riječ o ljudskim potencijalima, uključujući upravljanje plaćama. To vjerojatno nije zato što ignoriraju problem - pogotovo jer za tvrtke s preko 2500 zaposlenika brojka raste na 36%. Što više vaša tvrtka raste, obračun plaća postaje sve složeniji, što znači da bi rastuća stručnost koja vam je potrebna trebala postati sve specifičnija. Jednostavno je lakše razvijati tu specifičnu baze znanja unutar tvrtke.

Zabrinjavajuće, samo 55% ispitanika u našoj anketi slaže se da njihova tvrtka može brzo provesti zakonske promjene u obračunu plaća. To je neovisno o tome upravljaju li zakonskim promjenama interno ili eksterno. Kada je u pitanju upravljanje složenošću zakonodavstva preko granica, zakonodavna stvarnost također se razlikuje od zemlje do zemlje, što značajno utječe na provedbu zakonskih promjena. Na primjer, zemlje poput Francuske, Belgije, regije DACH i Hrvatske služe kao vrhunski primjeri raznolikog okruženja pravnih zamršenosti. Od složenih poreznih propisa do brojnih iznimaka i kolektivnih ugovora o radu, ove regije postavljaju jedinstvene prepreke za upravljanje plaćama. Ova raznolikost naglašava važnost prilagođavanja vaših strategija upravljanja plaćama s posebnim zahtjevima vašeg zakonodavstva.

U konačnici, odgovornost za usklađenost sa zakonima i propisima leži samo na vašoj organizaciji, bez obzira s kojim pružateljem ili stručnjakom radite. Ako je proces spor, izlažete se riziku od neusklađenosti. Dakle, najvažnije je pobrinuti se da uvijek radite na usklađenosti, čak i kada nema pravnih promjena koje treba napraviti. Učiniti to kako treba znači stalno tražiti načine za unapređenje procesa, čak i ako to znači promjenu pružatelja usluga ili potpunog načina rada.